办事大厅-海外教育学院

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【怀念旧版】

办事大厅

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部门：综合办公室

现场办事清单
序号	服务事项	需准备材料	办事流程	办结时限	经办人	办理地点及联系电话	一次就办结、告知	备注
1	海外教育学院、陈爱礼国际学院等公章用印业务	相关需要用印的材料	携带相关用印材料→院办审核后办理用印。	即时办结	徐佳佳	爱礼楼205 6185133	√
2	开具海外教育学院教职工在职证明	个人基本信息	准备个人基本信息→院办审核后开具证明	即时办结	陈丽勤	爱礼楼205 6186166	√
3	申请工号	个人基本信息及相关证明文件	自聘教职工（含兼职教师）：准备个人基本信息——院办审核后予以办理；外方派驻人员等其他人员：准备个人基本信息及学院同意办理证明文件——院办审核后予以办理	即时办结	陈丽勤	爱礼楼205 6186166	√
4	业务用车申请	海外教育学院业务用车审批单	填写“海外教育学院业务用车审批单”→分管院领导审批→审批单交经办人备案→自行叫车	即时办结	吴阿河	爱礼楼206 6182951	√
5	教职工因私出国（境）请假与审批--在职已聘高级职称及其他登记备案人员	《集美大学登记备案人员因私出国（境）请假与审批表》（在职已聘高级职称及其他登记备案人员）	填写《集美大学登记备案人员因私出国（境）请假与审批表》（在职已聘高级职称及其他登记备案人员）→院领导审核意见→人事处意见→分管人事校领导意见（仅请事假8天以上需审批）→提交人事处（审批表复印给院办）→到人事处办理销假	1个工作日	徐佳佳	爱礼楼205 6185133	√	在学校网页办事大厅网上办事一表通办理
6	教职工因私出国(境)请假与审批-非登记备案人员	《集美大学非登记备案人员因私出国(境)请假与审批表》	在职：填写《集美大学非登记备案人员因私出国(境)请假与审批表》→院领导审核意见→人事处意见（仅占用工作日需审批）→分管人事校领导意见（仅请事假8天以上需审批）→提交院办→到院办办理销假自聘：填写《集美大学非登记备案人员因私出国(境)请假与审批表》→院领导审核意见→提交院办→到院办办理销假	1个工作日	徐佳佳	爱礼楼205 6185133	√	在职人员在学校网页办事大厅网上办事一表通办理，自聘人员下载表格审批
7	教职工请假（销假）申请	医院证明等相关材料	在职：教职工登陆网站→录入个人资料，提交相关证明→按照考勤文件审批权限进行审批→提交人事处→单位考勤员进行销假；自聘教职工填写教职工请假审批表→提交相关证明→按照考勤文件审批权限进行审批→提交院办→办理销假	2个工作日	徐佳佳	爱礼楼205 6185133	√	在职人员在学校网页办事大厅网上办事一表通办理，自聘人员下载表格审批
8	固定资产采购(含服务申购)	申购表及其他审批材料	1、十万以下：填写申购表→项目负责人审批→主管领导审批→在低值材料及小额货物服务系统备案后向供应商采购（1万以上）、采购小组组织询价＼比价或在服务系统竞价后向中标商采购(５万以上填写《特殊采购说明书》）　　　　　　　　　　　　　　　　　　2、十万以上：立项审批→申购表→上报资产处→按经费来源经相关职能部门审批→招投标→凭中标通知签订合同并进行采购．	3个工作日	洪艺蓉	爱礼楼205 6186166	√
9	教职工免费车辆通行手续办理	身份证、行驶证、驾驶证、劳动合同（编外人员）等相关材料	申请人填写“集美大学机动车辆通行申报表”，上传相关证件照片→单位办公室审核→保卫处审核	2个工作日	洪艺蓉	爱礼楼205 6186166	√	在学校网页办事大厅网上办事一表通办理
10	校园卡办理（二级单位自聘人员）	新卡办理：填写办理校园卡申请（内含工号、姓名、身份证号、手机号、申请期限）→院领导签字、单位盖章。	携带材料到网络中心用户服务大厅校园卡业务现场办理，工本费10元/张	一次办结	洪艺蓉	爱礼楼205 6186166	√
11	经费报销	各类业务原始单据（包含相关票据及差旅费、修缮工程、物资采购、招待、会议、培训等各类业务报销需要的单据）、经费报销单	经办人提供各类业务原始单据→通过财务网上综合服务平台录入报销单→报销单经相关负责人签字（按《集美大学经费支出审批办法》规定的权限审批）→到财务科办理报账手续	到财务处办理	张江华	爱礼楼204 6182798	√
12	借款	借款单、付款通知（会议通知、录用通知、相关合同等）	经办人通过财务网上综合服务平台录入借款单→报相关负责人签字（按《集美大学经费支出审批办法》规定的权限审批）→到财务科办理借款手续	到财务处办理	张江华	爱礼楼204 6182798	√
13	各类款项发放	《校内人员其他工薪收入发放表》、《校外人员劳务发放表》；	根据经办人提供校内人员其他工薪收入明细表通过财务网上综合服务平台个人收入申报系统填报款项发放表（校外劳务人员发放表需经领款人签字）→款项发放表经相关负责人签字（按《集美大学经费支出审批办法》规定的权限审批）→到财务科办理款项发放手续	到财务处办理	张江华	爱礼楼204 6182798	√
14	学生退费	收费发票、退学申请表、身份证、银行卡、领款单	申请人带齐材料→收费管理科核实结算→协助办理退费手续→到财务处办理退费手续	到财务处办理	张江华	爱礼楼204 6182798	√
15	学籍变动	学籍变动申请表	学生提供学籍变动通知单→收费管理科核查学杂费是否交清（若学费未交清，须先交清款项）→通知财务处变更学籍	到财务处办理	张江华	爱礼楼204 6182798	√
16	学生款项报账	学生款项发放表、相关附件、身份证复印件等	根据经办人提供的学生款项发放明细通过财务网上综合服务平台个人收费申报系统学生酬金发放管理终端填报→打印《学生款项发放表》→相关负责人签字（按《集美大学经费支出审批办法》规定的权限审批）→纸质《学生薪酬发放表》送到收费管理科2岗审核办理款项发放手续	到财务处办理	张江华	爱礼楼204 6182798	√

部门：党委组织员

现场办事清单
序号	服务事项	需准备材料	办事流程	办结时限	经办人（一窗受理人）	办理地点及联系电话	一次就办结、告知	备注
1	党员组织关系转出	无	1.办理人到“厦门党建e家”上提出申请； 2.经党支部、院党委、校党委管理员审核后，提交上级党组织进行审核。拟转往福建省内的，不需打印党员组织关系介绍信；拟转往省外的，待审核通过后，办理人到打印店或组织部组织科打印彩色介绍信，凭开具的介绍信到接收单位办理接收手续，并上传回执。	即时即办	沈友强	爱礼楼204 6183652	√
2	补办党员组织关系介绍信	《“厦门党建e家”操作失误汇总表》	办理人到学院党委填写《“厦门党建e家”操作失误汇总表》电子版，并上交组织部。（后面流程如下：组织部汇总后报上级党组织“厦门党建e家”管理员，申请退回失误操作；待逐级退回后，办理人重新在“厦门党建e家”提交申请，逐级审核通过后，到打印店或组织部组织科打印彩色介绍信）。	即时即办	沈友强	爱礼楼204 6183652	√
3	共产党员因私出国（境）审批（保留党籍）	共产党员因私出国（境）情况登记表（保留党籍	党员同志持经所在支部书记审批后的《共产党员因私出国（境）审批（保留党籍）》——院党委书记签字审批后并加盖学院党委印章——送校党委组织部备案。	即时即办	沈友强	爱礼楼204 6183652	√
4	因私事出国（境）党员恢复组织生活申请审批	因私事出国（境）党员恢复组织生活申请表	党员同志持经所在支部书记审批后的《因私事出国（境）党员恢复组织生活申请表》——院党委书记签字审批后并加盖学院党委印章——送校党委组织部备案。	即时即办	沈友强	爱礼楼204 6183652	√

部门：团委

现场办事清单
序号	服务事项	需准备材料	办事流程	办结时限	经办人	办理地点及联系电话	一次就办结、告知		备注
1	盖院团委公章		印章使用登记→盖章	即时办结	邢龙森	爱礼楼209 6182105	√
2	学生走读申请	《集美大学走读申请表》、家长同意走读书面意见	填写《集美大学走读申请表》→辅导员核实情况并签署意见→院团委审批→院党委副书记审批	即时办结	各辅导员	爱礼楼209、210、211 6182105/6185015/ 6182923/6182265	√
3	《集美大学中外合作办学毕业生就业协议书》审核盖章	《集美大学中外合作办学毕业生就业协议书》原件	毕业生与用人单位就业意向，各自填写协议书中对应的内容→学院盖章→就业指导中心盖章	即时办结	各辅导员	爱礼楼209、210、211 6182105/6185015/ 6182923/6182265	√
4	补办学生证	个人一寸彩照一张	到辅导员处领取学生证，填写相关内容→院团委盖章	即时办结	各辅导员	爱礼楼209、210、211 6182105/6185015/ 6182923/6182265	√
5	《毕业生就业推荐表》审核签章	经学院审核签章的《毕业生就业推荐表》原件	毕业生填写推荐表→学院审核签章→学生就业指导中心审核签章	即时办结	各辅导员	爱礼楼209、210、211 6182105/6185015/ 6182923/6182265	√

部门：教学办公室

网上办事清单
序号	服务事项	需准备材料	办事流程	办结时限	经办人	联系电话	登录网址	备注
1	在校生重新学习		学生网上报名→学院审核→网上缴费→安排上课	按文件规定的时间即时办理	王琳	6182951	教务系统
2	等级考试报名		学生网上报名→学院审核→教务处审核上报	按文件规定的时间即时办理	黄登贵	6180250	教务系统
3	教室借用（集美大学教室）	涉及举办哲学社会类报告会、研讨会、讲座、论坛的，须提交主办单位党委（总支）及校党委宣传部的审批意见复印件	教务系统提交网上教室申请→活动所属部门初审→教务处复审→初审部门或校内自助打印服务点打印已审批的《集美大学临时借用教室申请表》→申请人交表至各物业管理点	2个工作日	黄登贵	6180250	教务系统	提交材料需现场验证或发送传真
4	在校生办理缓考	生病提供病历、突发状况提供说明	教务系统提交证明材料电子版→辅导员初审→任课教师复审→教学办经办人和负责人审批	缓考办理关闭时间前	陈宝琴	6180250	教务系统
5	在校生办理休学	离校审批表	教务系统提交办理好的离校审批表截图→辅导员初审→教学办复审→副书记审核→副院长审批	按流程办理	余璐玮	6181598	教务系统	离校审批手续需线下办理
6	在校生办理复学	生病提供医院证明、休学手续	教务系统提交办理好的离校审批表截图→辅导员初审→教学办复审→副书记审核→副院长审核→院长审批	按流程办理	余璐玮	6181598	教务系统
7	在校生办理退学	离校审批表	教务系统提交办理好的离校审批表截图→辅导员初审→教学办复审→副书记审核→副院长审核→院长审批	按流程办理	余璐玮	6181598	教务系统	离校审批手续需线下办理
8	教室借用		教务系统填写借用申请→学院审核（归口）→教务处审批→申请人系统打印交表至各物业管理点	立即办理	黄登贵	6180250	教务系统

部门：教学办公室

现场办事清单
序号	服务事项	需准备材料	办事流程	办结时限	经办人	办理地点及联系电话	一次就办结、告知	备注
1	各类教务方面证明和介绍信出具、各类材料密封	相关证明材料	教学办审核→出具证明或密封	立即办理	余璐玮	爱礼206 6181598	一次就办结
2	在校生转修非竞技类体育课	申请表、相关证明	学生申请→医疗中心审核→学院审批	立即办理	余璐玮	爱礼206 6181598	一次就告知
3	在校生学分认定	申请表、成绩单	学生申请→学院审核→学院办理	立即办理	余璐玮	爱礼206 6181598	一次就告知
4	在校生成绩更改	申请表、成绩单或试卷第一页复印件	教师申请→学院审核→学院办理	立即办理	王琳	爱礼206 6182951	一次就告知
5	申请查卷		学生申请→学院审核→学院办理	立即办理	吴阿河	爱礼206 6182951	一次就告知
6	出具在校生成绩证明		学生携带校园卡或身份证到教学办办理	立即办理	王琳	爱礼206 6182951	一次就办结
7	在校学生变更姓名或身份证号	1.个人信息变更申请书；2.新、旧身份证复印件；3.户籍证明（派出所出具）	电子注册信息变更：学生申请→学院审核→学校审核→教育厅审核→教育部留学服务中心审批	按上级规定的时限办理	宋瑾（库克）柯柳青（战略）	爱礼208 6181598(库克) 爱礼207 6183211（战略）	一次就告知
8	在校学生移民港澳台变更身份信息	1.个人信息变更申请书；2.港澳身份证（台胞证）复印件； 3户籍注销证明（派出所出具）	电子注册信息变更：学生申请→学院审核→学校审核→教育厅审核→教育部留学服务中心审批	按上级规定的时限办理	宋瑾（库克）柯柳青（战略）	爱礼208 6181598(库克) 爱礼207 6183211（战略）	一次就告知
9	库克毕业生学位认证申请、查验、补办		毕业生按教育部留学服务中心相关文件在中国留学网办理	按上级规定的时限办理	宋瑾	爱礼208 6181598	一次就告知
10	课表运行管理（调、停课）	1.集美大学教职工请假申请表（事假、病假、公假需要） 2.相关证明材料（事假、病假、公假需要）3.集美大学调课申请表	1.教师申请→教师所属教研室签署意见→教师所属学院分管教学领导签署意见→教师所属学院教学办审核办理 2.学生申请→班级所属学院分管教学领导签署意见→班级所属学院教学办审核办理	3个工作日	黄登贵	爱礼208 6180250	一次就告知
11	多媒体设备维修		教师或学院报修→电话报修→电话指导上课老师处理→由丹田管理员处理→专业维修人员到场处理	立即办理	吴阿河	爱礼206 6182951	一次就告知

部门：招生与培训办公室

现场办事清单
序号	服务事项	需准备材料	办事流程	办结时限	经办人	办理地点及联系电话	一次就办结、告知	备注
1	考生申请入学	申请表（网填）、身份证、高中毕业证书、高中三年成绩单、一寸蓝底照片（电子版）、高考成绩单和高考英语成绩单（雅思、托福或大学英语四六级成绩单）	填写相应申请表（登陆集美大学海外教育学院网络招生报名系统填写）→提交相应证明材料→招生工作小组会议确认面试名单→查询面试考生高考成绩和高考英语成绩（雅思、托福和大学英语四六级成绩）真实性→录取测试→招生工作小组会议决定是否录取→网络招生报名系统查询录取情况→学院招生办公室寄发已录取学生的录取通知书及入学须知→已录取学生缴费确认入学资格→有入学资格的新生，持相应材料的原件按时报到、入学。	视招生录取实际时间而定	郑悦吴爱萍柯少俊	爱礼楼202 6185566/6182528/ 6183233/6182028
2	新生转项目审批	申请表、家长签署意见	填写相应申请表→家长签署意见→学院审批→学院招培生办办理相关手续→财务办理差价收取或退回相关手续	即时办理	郑悦	爱礼楼202 6182528	√	仅针对已被学院各项目录取且已缴交学费，但未注册报到的学生

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